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¿Es posible llevar a cabo un evento que sea responsable con el medio ambiente?

¿Es posible llevar a cabo un evento que sea responsable con el medio ambiente? La respuesta es sencilla: sí. Y un buen ejemplo de ello es la Conferencia de Understanding Risk en Centroamérica celebrada en Costa Rica en febrero de 2020. Fue un evento inclusivo, responsable y sostenible organizado por el equipo de Gestión del Riesgo de Desastre en América Latina y el Caribe del Banco Mundial, con el apoyo del Fondo Mundial para la Reducción y Recuperación de los Desastres (GFDRR) y los socios regionales.

El secreto fue, en gran medida, contar con un equipo que pusiera en práctica los principios básicos de sostenibilidad e innovación como directrices. Cuando se propuso el concepto del evento en junio de 2019, el equipo decidió que debía repercutir lo menos posible en el medio ambiente. Esto los condujo a pensar en cada componente y a explorar todas las oportunidades disponibles en Costa Rica puesto que toda la producción debía ser local para reducir la huella ambiental.

A continuación, se comparten aspectos y lecciones aprendidas en el proceso:

La tecnología es una aliada: Contar con la tecnología es fundamental para lograr una menor huella ambiental. La pandemia ha demostrado que la tecnología puede hacer posible la organización de eventos muy grandes completamente virtuales. Pero los siguientess ejemplos serán útiles cuando planifiquen sus próximos eventos presenciales. En la Conferencia Understanding Risk en Centroamérica, utilizamos tótems digitales en lugar de avisos impresos. Cada tótem mostraba la agenda del día e incluía códigos QR para acceder a las descripciones de las sesiones técnicas y otros tipos de información. Pensábamos que sería sencillo actualizar la información en las pantallas pero aprendimos que se requería de una gran coordinación entre los equipos de producción y de logística. Los miembros de los equipos deben ser capaces de coordinar simultáneamente los cambios en todas las pantallas, en la web y en las aplicaciones.

Las Apps implican mayor acceso y menor cantidad de papel: Otra gran aliada tecnológica fue una aplicación que incluía calendarios, agendas, biografías y anuncios tales como horarios de autobuses para llegar al lugar de la conferencia y partir de ella, recordatorios para las plenarias, principales exponentes y sesiones en red para los participantes. No tuvimos que imprimir agendas ni entregar carpetas con información impresa. Un reto que enfrentamos al poner en práctica la aplicación fue lograr una transición amigable del papel a la información digital entre algunos miembros de la audiencia multigeneracional. Para superarlo, implementamos una campaña de adopción de la aplicación previa el evento. El resultado fue considerablemente positivo. Más del 60% de los participantes utilizó la aplicación. Concluimos que es posible utilizar una aplicación en lugar de papeles, es fundamental contar con un equipo de respaldo técnico en el lugar del evento al igual que pantallas en las áreas comunes para transmitir el contenido necesario para los participantes que no utilicen la aplicación.

Inclusión para todos: Otro detalle muy importante para nosotros fue el de albergar un evento inclusivo. Dispusimos de un área de lactancia y las personas con discapacidad podían acceder a todas las instalaciones. Durante los tres días del evento contamos con intérpretes de lengua de señas. Aprendimos que los organizadores del evento no deben esperar que las personas con discapacidad confirmen su asistencia para incorporar los componentes de accesibilidad. Por el contrario, dichos componentes deben estar disponibles independientemente del tipo de evento, presencial o de transmisión en vivo.

Infraestructura responsable: Understanding Risk Centroamérica se celebró en el Centro de Convenciones de Costa Rica. Este centro tiene una arquitectura bioclimática y un diseño sostenible que pretende proteger y aprovechar al máximo los recursos disponibles. Algunas de sus características consisten en iluminación natural mediante tubos solares, techos reflectivos, paredes que mitigan la calefacción solar, aire acondicionado con sistemas de ahorro de energía y sensores de movimiento para el encendido de luces. La principal lección en este contexto consistió en que, para lograr niveles elevados de accesibilidad y responsabilidad ambiental, fue importante seleccionar cuidadosamente la sede y garantizar que los proveedores adoptaran estas características desde un principio.

Un menú para todos: Una de las decisiones más importantes, y quizá la más controversial, fue el menú ovolactovegetariano que escogimos para los tres días. El menú incluyó vegetales, frutas, granos, huevos y derivados de la leche. El equipo trabajó directamente con el chef con el fin de crear un menú que incluyera los productos locales para los almuerzos y refrigerios. A pesar de que unos pocos participantes mostraron su inconformidad con la ausencia de la carne en el menú, el mensaje fue claro. Se transmitió que la decisión estaba orientada a reducir la huella ambiental y estaba en sintonía con nuestro trabajo relacionado al cambio climático.

¿Regalo de recuerdo para llevar? No: Sentimos que no bastaba con organizar un evento de bajo impacto ambiental; quisimos que cada uno de los casi 700 participantes dejaran una huella verde en Costa Rica. Así que, en lugar de entregarles souvenirs para llevar a casa a los participantes, nos aliamos con la organización Costas Verdes para sembrar 600 árboles en Costa Rica en nombre de los participantes. Las coordenadas del sitio donde se plantarán los árboles son públicas y pretendemos mantener informados a todos sobre el progreso de esta iniciativa. La retroalimentación por parte de los participantes ha sido positiva, y la actividad respaldará los procesos de reforestación y resiliencia costera en el país anfitrión.

No al plástico de un solo uso: Como norma, les solicitamos a los proveedores de servicio y al Centro de Convenciones que se abstuviese de utilizar o adquirir plásticos de un solo uso. Durante las sesiones de la conferencia, se ofreció agua en vasos de vidrio y se le otorgó a cada participante una botella reutilizable en los surtidores de agua. Estas botellas ya se están reutilizando incontables veces en los países de residencia de los participantes.

Por último, estamos complacidos en compartir que, en nuestro afán por lograr un evento de bajo impacto ambiental, Understanding Risk Centroamérica obtuvo un certificado ecológico de evento otorgado por el Centro de Convenciones de Costa Rica.

¡Lo logramos, practicamos la sostenibilidad y ahora lo pueden intentar ustedes también!

–> Reviva esta conferencia en #URCentroamérica 


Gracias a todos los asistentes a UR Centroamérica y a Costa Rica, el país anfitrión, porque juntos logramos estos números exitosos:

  • 700 asistentes
  • 3 días
  • 32 presentaciones
  • 10 laboratorios de simulación
  • 1 sala de realidad virtual
  • Infinitas conexiones

–> Reviva esta conferencia en #URCentroamérica 


 

Si ya se ha registrado a UR Centroamérica, ¡descargue el app en 7 pasos!

Ingrese a esta página web y siga 7 pasos para descargar el app oficial del evento. 

Understanding Risk Centroamérica es un evento exclusivo para personas registradas y desafortunadamente, los cupos ya se han agotado.

–> De todas formas, puede seguir la conversación en #URCentroamérica 


 

4 propuestas para articular un diálogo entre la Adaptación al Cambio Climático y la Gestión del Riesgo de Desastres

Lea este blog post y aprenda cuatro propuestas concretas para lograr esta articulación en Centroamérica. 

No se olvide que Understanding Risk Centroamérica reunirá especialistas sobre este tema del 12 al 14 de febrero en San José, Costa Rica.

–> Siga la conversación en #URCentroamérica 


 

Conozca a las voces de #URCentroamérica

Ya están confirmadas las voces que presentarán sobre gestión del riesgo de desastres y resiliencia en #URCentroamérica con una amplia variedad de enfoques. Conózcalas AQUÍ

–> Para verlas en vivo, siga la conversación en #URCentroamérica 


 

3 lecciones (y 1 idea) para fortalecer la resiliencia urbana en Centroamérica 

Lea este blog post para conocer tres lecciones que fortalecerán la resiliencia urbana en su comunidad. 

¿La idea? Regístrese a #URCentroamérica AQUÍ y sea parte de la solución. 

  • Fecha del evento: 12-14 de febrero de 2020
  • Lugar: Centro de convenciones de Costa Rica.  San José, Costa Rica. 

–> Siga la conversación en redes sociales usando #URCentroamérica


 

Regístrese a #URCentroamérica hasta el 15/enero/2020

Regístrese AQUÍ y sea parte de esta comunidad para aprender y compartir soluciones sobre riesgo de desastres y resiliencia en Centroamérica. ¿Más detalles?

  • Fecha del evento: 12-14 de febrero de 2020
  • Lugar: Centro de convenciones de Costa Rica.  San José, Costa Rica. 

–> Siga la conversación en redes sociales usando #URCentroamérica


 

¿Sabe por qué es tan importante fortalecer la resiliencia en Centroamérica?

Acceda, en los siguientes links, a dos materiales que lo explican:  

–> Regístrese AQUÍ a #URCentroamérica para aprender y compartir lecciones de resiliencia en Centroamérica. 

–> Siga la conversación en redes sociales usando #URCentroamérica


 

Asista a #URCentroamérica e intercambie experiencias con colegas internacionales

Regístrese AQUÍ y proponga soluciones ante los riesgos de desastres en la región. 

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Proponga una sesión técnica hasta el 15 de diciembre

Presente una sesión o un taller en Understanding Risk Centroamérica. No se olvide que tiene hasta el 15 de diciembre de 2019 para enviar sus propuestas en una de las siguientes áreas temáticas:

  • Sesiones técnicas de Fuego: Inclusión social y patrimonio cultural 
  • Sesiones técnicas de Agua: Resiliencia costera e hidromet
  • Sesiones técnicas de Tierra: Resiliencia fiscal y urbana
  • Sesiones técnicas de Aire: Análisis y comunicación para el riesgo 

Haga click AQUÍ y envíe su propuesta.